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Organizaciones Sindicales


ANTECEDENTES

Nuestra firma ENCODE S.A., comenzó otorgando firma electrónica en distintas aplicaciones propias tales como CONTROL.AR, previstas para organizaciones sindicales.- A través del tiempo se advierte la diferencia importante entre lo que era frente al andamiaje jurídico la firma electrónica, contrastando con la robustez y seguridad jurídica otorgado por la ley a la firma digital.- Es por ello que comenzamos el largo camino hacia el licenciamiento para migrar de firma electrónica a firma digital, herramienta tecnológica esta (la firma digital) única en el mundo que la ley dota de las características, de Autoría, Integridad, Validez y no Repudio.-

Visto la aplicabilidad aprobada por el Ente Licenciante Nacional de nuestra política, incluyendo la firma digital para documentos que se intercambien entre Organizaciones Sindicales y las Empresas contribuyentes de aportes y contribuciones a esas Organizaciones y sus afiliados, y a partir de su aprobación ENCODE ha rediseñado CONRTROL.AR, para utilizarlo con firma digital.-

PROCEDIMIENTOS PARA SU IMPLEMENTACION

Encode S.A. ha desarrollado un portal para cada Organización Sindical o Gremial que necesita implementar la gestión de documentos electrónicos con firma digital

Esta gestión se realiza en una forma bastante simple y accesible:

En primer lugar cada empresa deberá EMPADRONARSE ingresando al portal oficial de LA Organización Sindical de que se trate y completar un formulario web consignando los datos generales de la misma.

La entidad se encarga de validar la información recibida y asigna un código de usuario a cada empresa y una clave de acceso que es enviada en un correo electrónico al responsable de la empresa incorporada, este en su primer ingreso al sistema cambio la clave por una clave alfanumérica de su único y exclusivo conocimiento. De esta forma ya está en condiciones de interactuar con la Institución.-

Las empresas una vez obtenido el usuario y clave, acceden al portal Web completando los datos de los empleados (cargándolos manualmente, importando los mismos a través del SIAP o por sistemas propios que cuenten las empresas) en los formularios correspondientes. Se informan categorías, actividades, datos personales, obra social, etc.

Una vez completada toda la información requerida por sistema, la empresa se encuentra en condiciones de enviar y recibir documentos electrónicos. Para esto se cuenta con una bandeja virtual a través de la cual se realizan las transacciones.

Al mismo tiempo la Organización a partir de los datos cargados por las empresa cuenta en su base de datos con el padrón de empresas, padrón general de empleados, ambos discriminados por actividades, categorías, localidades, cantidad de empleados, sexo, edades, obra social etc.

Las Presentaciones que se pueden realizar son:

  • Empadronamiento
  • Declaraciones Juradas Auto determinativas de aportes y contribuciones a la Entidad Gremial
  • Altas y Bajas de Empleados y /o cambios en las empresas
  • Bajas de empresas
  • Solicitudes de Libre Deuda
  • Solicitudes de Planes de Pago
  • Recursos contra Inspecciones del Organismo
  • Multinotas
  • Notificaciones

BANDEJA DE DOCUMENTOS

La bandeja de documentos es la interface utilizada para la comunicación entre la empresa y la Organización de que se trata.

Los documentos que pueden ser enviados a este repositorio pueden ser generados por la propia aplicación o desde aplicativos externos. Para ello es necesario que tengan formato de archivo PDF y que estén definidos los criterios de tratamiento de cada documento por parte de la Organización. Esta bandeja virtual contiene todos los documentos enviados y recibidos por la empresa organizados por periodo de tiempo,tipo de documento y estados (presentado, firmado, recibido, pagado, etc.). Además desde este sitio la empresa podrá descargar en cualquier momento sus documentos y almacenarlos en algún otro medio electrónico. Aquí también la empresa realiza la firma de toda la documentación, su presentación electrónica a la entidad sindical, emisión de los cupones de pago(pago de aportes y contribuciones) y a su vez recepciona todos los documentos una vez que hayan sido presentados por la empresa.-

La organización Sindical cuenta con un acceso independiente para cada usuario desde la cual ingresa a su bandeja de documentos y realiza el control e intervención de cada formulario, multinotas etc. presentados por la empresa. Además le permite consultar todos los datos registrados por la firma y emitir reportes de gestión.

Documentos internos de la aplicación

Son aquellos documentos generados desde la aplicación en formato PDF y que son enviados a la bandeja de documento. Y para la cual se desarrollan diferentes funcionalidades. Un ejemplo de documento interno de la aplicación es la declaración jurada auto determinativa de aportes y contribuciones a la entidad sindical.

Este documento declaración jurada mensuales un documento que se genera a partir de la carga de los datos de empleados (manualmente o a través de un sistema propio de la empresa) o importado del SIAP del AFIP. El sistema permite con los datos obtenidos de dicha forma realizar automáticamente de acuerdo a los distintos ítems recaudatorios la declaración jurada mensual, emitir su comprobante de pago relacionado para depósitos en Bancos(a través de Código de Barras) u otras formas de pago, su presentación, firma digital de la misma, y emisión de su respectivo acuse de recibo.

Desde el portal de la Organización en la bandeja de entrada se pude revisar cada planilla presentada. No obstante ello en la cuenta corriente de cada empresa se agrega cada declaración jurada presentada y su posterior pago el que es informado por la entidad bancaria o de cobro respectivo directamente a la organización ingresando la acreditación de dicho pago en forma automática.

Documentos externos

Son aquellos documentos generados desde las aplicaciones externas que son convertidos a formato PDF y que son subidos (upload) a la bandeja de documento. Un ejemplo de documento externo como una multinota, recursos contra inspecciones, solicitudes de pago etc.

Cada empresa deberá ingresar a su portal con su usuario y clave, seleccionar la opción del menú documentos externos, seguir los pasos indicados en el formulario y con un clic, envía el mismo a la bandeja de documentos. Terminado el proceso el documento estará disponible en la bandeja para ser presentado y emitir el cupón de pago del arancel si correspondiere.

Desde el portal del Sindicato en la bandeja de entrada es posible revisar el documento presentado, aceptarlo, contestarlo, darle el curso administrativo correspondiente o rechazarlo. Finalizada la operación control de la documentación presentada el estado del documento (aceptado, rechazado, pendiente etc.) queda a disposición de la empresa en su bandeja de documentos de manera instantánea.

Como se puede Observar la empresa contribuyente como la Organización Gremial, no tiene la necesidad de impresión alguna de papel, garantizando la recepción, tratamiento, archivo y conservación de la misma de manera rápida y segura.

Las aplicaciones desarrolladas por Encode S.A permiten que todos los documentos gestionados sean centralizados en la bandeja de documentos que es el núcleo del sistema y al firmarse digitalmente le otorga un máximo nivel de seguridad garantizando la autenticidad, integridad y no repudio de la información registrada.


BENEFICIOS DE LA SOLUCIÓN DE FIRMA DIGITAL DE ENCODE

  • Ofrece a la Organización Sindical o Gremial, la presente solución de software de ENCODE sin costo alguno.

  • Facilita la disponibilidad de la información, en el caso de requerimiento Judicial, pudiendo ser presentado en cualquier tipo de soporte digital como medio de prueba a través del sistema.

  • Agiliza a las empresas la realización de trámites ante los Sindicatos, sin necesidad de la concurrencia del contribuyente para cumplimentar con las presentaciones exigidas por la organización, realizando todas las gestiones vía Web.

  • Dota a todos los documentos que se intercambian entre los actores de los atributos que por ley garantiza la firma digital de autoría, integridad, validez y no repudio.

  • Esta implementación disminuye costos de movilización, de personal al despapelizar del costo del papel, su impresión, la guarda, el espacio físico , y evita la degradación del mismo a través del tiempo.-

  • El sistema es ágil, rápido y transparente y seguro para los usuarios.

  • Actualiza la base de datos en tiempo real (“On Line”) de la población total de Empresas y Empleados, divididos por categorías de Empresas, por Localidad (por Delegación en caso de empleados), por Actividad, Sexo, Domicilio, Edad, Obra Social, entre otros, proveyendo de esta manera una importante información actualizada necesaria para ayudar a una eficaz toma de decisiones por parte de las autoridades Sindicales.

  • Permite a través de la cuenta corriente el estricto seguimiento y control en línea informático del devengamiento y cobro de aportes y contribuciones, intereses por presentación fuera de termino y o multas por incumplimiento. Emisión automática de notificaciones desde el Sindicato: por falta de pago de aportes y contribuciones, intereses, multas, etc. o falta presentación de documentación en término, y otras irregularidades.

  • Notificación mediante ensobrado electrónico, a la bandeja de la empresa por distintas situaciones eliminando el costo de notificaciones por correo.

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