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Ministerios de trabajo

GOBIERNO ELECTRÓNICO

Se entiende por Gobierno Electrónico el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) para redefinir la relación del gobierno con los ciudadanos, mejorar la gestión y servicios, garantizar la transparencia y la participación y facilitar el acceso a la información pública, de los distintos sectores.

El Gobierno Nacional, a partir del Decreto 378/2005, aprobó los lineamientos estratégicos que han de regir el Plan Nacional de Gobierno Electrónico y los Planes Sectoriales para el uso intensivo de las TICs en los organismos de la Administración Pública Nacional (APN).

A partir de la referida normativa, cada Provincia puso en marcha su propio plan de Gobierno Electrónico.

La despapelización del Sector Público es uno de los principios básicos en los que sustenta la idea de Gobierno Electrónico, con el objetivo de alcanzar la simplificación de los trámites de la gestión administrativa, la estandarización de los procesos y normativas del Sector Público y fomentar los procesos de transferencia.

Para que la despapelización del Sector Público pueda materializarse, resulta imprescindible disponer de una serie de herramientas tecnológicas y promover un cambio de paradigmas en cuanto a “la forma de hacer las cosas” en el sector.

Herramientas tecnológicas necesarias

El reemplazo del papel por el soporte digital para la gestión de trámites en la Administración Pública Nacional o Provincial, requiere el uso de nuevas tecnologías de la información tales como el documento electrónico, la Firma Digital y otras herramientas en materia de seguridad informática.

¿Qué es Firma Digital?

La Ley Nº 25.506 de alcance nacional, ha venido a modificar nuestro Código Civil equiparando la Firma Digital a la Firma Hológrafa, estableciendo que todo documento digital/electrónico, reúne los requisitos de escritura, lo que significa que el documento en formato electrónico es un documento escrito cualquiera sea el medio en que se encuentre soportado, gozando de una presunción legal de autenticidad o identidad, integridad y no repudio cuando se encuentra firmado digitalmente.
Se trata de una herramienta tecnológica que se vale de un procedimiento matemático para garantizar: la identidad de la Persona Física o Jurídica, que firma un documento digital; la integridad de dicho documento, es decir que no ha sido modificado desde el momento que se firmó hasta que se verifica la firma; y el no repudio, por el cual el titular de la firma no podrá desconocer haber firmado el documento digital.

Certificados Digitales

Los Certificados Digitales son los documentos digitales que permiten verificar la autoría de la Firma Digital de un titular Persona Física o Persona Jurídica pública o privada.

Es importante resaltar que también el Certificado Digital está firmado por un Certificador Licenciado, que es una Organización Pública o Privada que se encuentra habilitada por el Ente Licenciante para emitir Certificados Digitales, en el marco de la Ley.

La Secretaría de Gabinete, de la Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación, actúa como Ente Licenciante otorgando, denegando o revocando las licencias de los certificadores licenciados y supervisando su accionar, en su carácter de Autoridad de Aplicación de la Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina.

Valor Legal de la Firma Digital

La Firma Digital goza de una presunción legal “iuris tantum”; esto significa que si un documento firmado digitalmente es verificado correctamente, se presume salvo prueba en contrario, que proviene del suscriptor del certificado digital asociado y que no fue modificado.

Por otra parte, para reconocer que un documento ha sido firmado digitalmente se requiere que el certificado digital del firmante haya sido emitido por un Certificador Licenciado.

La Ley Nº 25.506 de alcance nacional, ha venido a modificar nuestro Código Civil equiparando la Firma Digital a la Firma Hológrafa, estableciendo que todo documento digital/electrónico, reúne los requisitos de escritura gozando de una presunción legal de autenticidad o identidad, integridad y no repudio cuando se encuentra firmado digitalmente.

MARCO NORMATIVO

El marco normativo que respalda el valor legal de la Firma Digital y aplica en las soluciones de ENCODE en sus certificados digitales emitidos como Certificador Licenciado comprende:

  • Ley Nacional de Firma Digital Nº 25.506.
  • Decreto Nº 2628/02 Reglamentación de la Ley Nº 25.506.
  • Decisión Administrativa Nº 6/2007 Marco Normativo para Certificadores Licenciados.
  • Ley Nacional de Protección de Datos Personales Nº 25326.
  • Decreto Nº 378/2005 Plan Nacional de Gobierno Electrónico y los Planes Sectoriales para el uso intensivo de las TICs en los organismos de la Administración Pública Nacional.
  • Leyes de adhesión a la ley de firma digital de cada una de las Provincias.

Principales leyes: Ley Nº 25.506 Decreto Nº 2628/02 Decisión Administrativa Nº 6/2007 Decreto Nº 378/2005 Ley Nº 25326

APLICABILIDAD DE FIRMA DIGITAL A LIBROS DE SUELDOS Y DOCUMENTACIÓN LABORAL
RESOLUCIÓN Nº 164/2013 – MINISTERIO DE TRABAJO DE LA PROVINCIA DE CORDOBA

A partir del reciente dictado de la Resolución Nº 164/2013, publicada en el boletín oficial de Córdoba con fecha 06/11/2013, El Ministerio de Trabajo de la Provincia de Córdoba, se ha habilitado la Rúbrica de documentación laboral a través de la Ventanilla Digital mediante el uso de la Firma Digital en el marco del “Sistema Provincial de Registro y Administración de Rúbrica de Libros y Documentación Laboral”, utilizando desarrollos tecnológicos y aplicativos propios de ENCODE S.A., similar a los descriptos continuación en el presente resumen.

ESTRATEGIA DE SOPORTE INTEGRAL A LAS TRANSACCIONES DE GOBIERNO ELECTRÓNICO

ENCODE ha desarrollado una Solución Integral Digital de Registro Laboral, con una arquitectura flexible y modular adecuada a los requerimientos que cada entidad pública necesite implementar en la gestión de documentos digitales con Firma Digital.

Esto es realizado mediante un conjunto de herramientas tecnológicas que permiten, generar, gestionar y firmar digitalmente los documentos que se intercambian entre la Administración Pública y las Personas Físicas o Jurídicas, detallados en forma enunciativa a continuación:

  • Planilla de Horarios y Descansos.
    Este documento cumple con las exigencias de la Ley Nacional de Jornada de Trabajo Nº 11.544 y su correspondiente decreto Reglamentario Nº 16115/33.

  • Multinotas, por ejemplo:
    – Cambio de domicilio de establecimiento único.
    – Pedido de inicio y comunicaciones de Centralizaciones Altas/Bajas Sucursales
    – Pedido de cambio a hojas móviles.
    – Notificación de cese del Empleador (temporario o definitivo)
    – Notificaciones de modificaciones Societarias.
    – Certificado de extravío de libros de Sueldos.
    – Certificado por siniestro, deterioro, destrucción parcial o total de documentación laboral.
    – Notas con solicitudes especiales: Error en impresión, duplicados de fojas, saltos.

  • Rúbrica de Libros de Sueldos, Hojas Móviles generadas desde cualquier aplicación. Gestión y Firma Digital

  • Rúbrica de cualquier documentación permitida su presentación en Hojas Móviles. Tales como Libro de Viajantes- Planillas de Kilometrajes etc.

  • Rúbrica de Notas Obligatorias informando detalle de Sueldos, o de cualquier documento presentado en forma electrónica. Gestión y Firma Digital.

  • Notificaciones a la empresa de Resoluciones, determinaciones, multas etc. mediante el ensobrado electrónico con “Time-stamping” Firma de correo electrónico con comunicaciones a la empresa.

  • Presentación y recepción de cualquier documentación exigida por los Organismos de Control

ENCODE ha desarrollado una Solución Integral Digital de Registro Laboral, con una arquitectura flexible y modular adecuada a los requerimientos que cada entidad pública necesite implementar en la gestión de documentos digitales con Firma Digital.

IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN DE FIRMA DIGITAL DE ENCODE

Esta gestión se realiza de manera rápida y sencilla.

Cada empresa debe registrarse ingresando al Portal Oficial del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social y completar un formulario web consignando los datos generales de la misma.

El Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social se encarga de validar la información recibida y asigna automáticamente un código identificador a cada empresa y una clave de acceso que es enviada por el sistema en un correo electrónico al responsable de la empresa incorporada.

Las empresas una vez obtenido el código identificador, acceden al Portal Web con su número de CUIT y la clave de acceso, completan los datos de los empleados (cargándolos manualmente, o importando los mismos a través del SIAP o por sistemas propios que cuenten las empresas) en los formularios correspondientes. Se informan Categorías, Actividades, Datos Personales, Obra Social entre otros.

Una vez completada toda la información requerida por sistema, la empresa se encuentra en condiciones de enviar y recibir documentos digitales.

Para esto la empresa cuenta con una bandeja virtual a través de la cual se realizan las transacciones.

Al mismo tiempo el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social cuenta en su base de datos con el padrón de empresas y el padrón general de empleados, ambos discriminados por Actividades, Categorías, Localidades, Cantidad de Empleados, Sexo, Edades, Obra Social entre otros. La información estadística en línea, consistente y segmentada por los distintos criterios de interés del usuario, es el primer efecto positivo de esta actividad de empadronamiento.

GRÁFICO 1: Cantidad de Empresas Empadronadas y Empleados por Rubro económico. ministerio GRÁFICO 2: Cantidad de Empresas Empadronadas y Empleados por Localidad, Rubro y actividad económica. ministerio

Bandeja de Documentos
La bandeja de documentos es la interface utilizada para la comunicación entre la empresa y el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.

Los documentos que pueden ser enviados a este repositorio pueden ser generados por la propia aplicación o desde aplicativos externos.

Para ello es necesario que tengan formato de archivo PDF, y estén definidos los criterios de tratamiento de cada documento por parte del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social. Esta bandeja virtual contiene todos los documentos enviados y recibidos por la empresa organizados por Período de Tiempo, Tipo de Documento y Estados (Presentado, Firmado, Recibido, Pagado y los que requiera el usuario). Además desde este sitio la empresa puede descargar en cualquier momento sus documentos y almacenarlos en algún otro medio electrónico.

Aquí también la empresa realiza la Firma Digital de toda la documentación, su presentación electrónica a la autoridad de control, emisión de los cupones de pago (en el caso que fueran exigidos aranceles) y a su vez recepciona desde el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social todos los documentos una vez que hayan sido intervenidos por dicha autoridad.

El Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social desde su portal cuenta con un acceso independiente para cada usuario desde la cual ingresa a su bandeja de documentos y realiza el control e intervención de cada Formulario, Multinota y Documento Electrónico presentados por la empresa. Además permite consultar todos los datos registrados por la firma y emitir reportes de gestión.

Documentos internos de la aplicación

Son aquellos documentos generados desde la solución de ENCODE en formato PDF y que son enviados a la Bandeja de Documentos, para la cual se desarrollan diferentes funcionalidades.

Un ejemplo de documento interno de la aplicación es la Planilla de Horarios y Descansos (Ley Nº 11. 544)

La Planilla de Horarios y Descansos es un documento que se genera a partir de la carga de los datos de empleados (manualmente o a través de un sistema propio de las empresas) y sus correspondientes horarios.

El sistema permite con los datos formales a ser consignados en cada planilla: diferentes modalidades de exposición, su presentación, Firma Digital de la misma, y emisión del acuse de recibo.

La Bandeja de Documentos es la interface utilizada para la comunicación entre la empresa y el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.

Los documentos que pueden ser enviados a este repositorio pueden ser generados por la propia aplicación o desde aplicativos externos.

Desde el portal del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social en la bandeja de entrada se puede revisar cada planilla presentada. Una vez verificado el cumplimiento de los datos formales, el documento puede ser aprobado o rechazado. Así mismo, en caso de existir un arancel establecido, realizar el seguimiento del pago del mismo mediante el procesamiento de la información recibida de los bancos on line; una vez cumplimentados todos los requisitos para la aceptación, el documento es firmado digitalmente por el funcionario autorizado a intervenir los documentos.

Después de finalizado el proceso de firma el documento se encuentra a disposición de la empresa en su Bandeja de Documentos.

Documentos Externos

Son aquellos documentos generados desde las aplicaciones externas que son convertidos a formato PDF y subidos a la Bandeja de Documentos. Un ejemplo de documento externo es el Libro de Sueldos (Art.52 -Ley Nº 20744).

Cualquier aplicativo de Libro de Sueldos actualmente puede convertir sus salidas a PDF.

Cada empresa debe ingresar a su Portal con su Usuario y Clave, seleccionar la opción del menú Documentos Externos, seguir los pasos indicados en el formulario y con un clic, enviar el mismo a la Bandeja de Documentos.

Terminado el proceso, el documento está disponible en la Bandeja para ser presentado y luego emitir el cupón de pago del arancel si correspondiere.

Desde el Portal del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, en la Bandeja de Entrada, es posible revisar cada Libro de Sueldos presentado, aceptarlo o rechazarlo.

La información del pago (si se exigiera el pago de arancel) recibida del banco “On Line”, es procesada y asignada a dicha presentación en forma automática por el sistema, quedando en condiciones de ser firmado digitalmente. Finalizada la operación de Firma Digital del documento por el Ministerio, queda a disposición de la empresa en su Bandeja de Documentos de manera instantánea.

Como se puede observar tanto la empresa empleadora como el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, no tiene la necesidad de impresión alguna de papel, garantizando la recepción, tratamiento, archivo y conservación de la misma de manera rápida y segura. Las soluciones de ENCODE permiten que todos los documentos gestionados sean centralizados en la Bandeja de Documentos, núcleo del sistema, y al firmarse digitalmente se garantiza el valor legal del documento firmado.

BENEFICIOS DE LA SOLUCIÓN DE FIRMA DIGITAL DE ENCODE

  • Asegura que se establezca en los documentos intercambiados, la Autoría, Integridad y No Repudio de los mismos, garantizados por la Ley Nacional de Firma Digital Nº 25.506.

  • Garantiza la Protección de Datos regulada por la Ley Nº 25.326, y resguardo de toda la información a través de respaldos automáticos.

  • Facilita la disponibilidad de la información, en el caso de requerimiento Judicial, pudiendo ser presentado en cualquier tipo de soporte digital como medio de prueba a través del sistema, sea cual fuere la fecha de los mismos.

  • Ofrece al Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social la presente solución de software de ENCODE sin costo alguno.

  • Cumplimenta con la Normativa Argentina Vigente que tiende a la modernización y despapelización de la Administración Pública.

  • Disminuye los costos al Sector Público, no sólo de papel y gastos impresión, sino también de tiempo de atención de empleados asignados al sector.

  • Permite la eliminación de archivos y el lugar físico que ocupan los expedientes.

  • Posibilita reasignar puestos de trabajo de agentes públicos (disminución considerable del tiempo de atención al público) a otras áreas más necesitadas de personal.

  • Agiliza a las empresas la realización de trámites ante el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social, sin necesidad de la concurrencia del contribuyente para cumplimentar con las presentaciones exigidas por la autoridad de aplicación, realizando todas las gestiones vía Web.

  • Actualiza la base de datos en tiempo real (“On Line”) de la población total de Empresas y Empleados, divididos por categorías de Empresas, por Localidad (por Delegación en caso de empleados), por Actividad, Sexo, Domicilio, Edad, Obra Social, entre otros, proveyendo de esta manera una importante información actualizada necesaria para ayudar a una eficaz toma de decisiones.

  • Permite (en caso de corresponder) el estricto seguimiento y control en línea informático del devengamiento y cobro de aranceles por distintos trámites y o multas por incumplimiento.

  • Emisión automática de notificaciones desde el Ministerio: por falta de pago de aranceles, aforos, multas, etc. o presentación de documentación en término, y otras irregularidades.

  • Esto es realizado mediante la implementación de notificaciones ensobradas electrónicamente con “Time-stamping”, que permite firmar digitalmente el acuse de recibo visualizando la correspondiente notificación, convirtiendo su texto, el día y hora de su recepción en indubitable.

  • Genera interacción entre las empresas y el Ministerio; agilidad, privacidad, seguridad de la información brindada, y ahorro de tiempos y costos.

VENTAJAS DE LA FIRMA DIGITAL VERSUS TRÁMITES EN PAPEL

La utilización del documento electrónico como soporte sustituto del papel supone consecuencias positivas tales como:

  • Aumento de la eficiencia en el tratamiento de los procesos: se reducen los tiempos en el ingreso a las bases de datos y en la autenticación y control de integridad de la información. Se facilita el seguimiento de las tramitaciones pudiéndose determinar su ubicación y estado fácilmente.

  • Se minimiza la posibilidad de errores en la información suministrada dada la existencia de pruebas de validación y consistencia de la misma.

  • Ahorro de recursos: el incremento en la eficiencia de los procesos genera reducción en los tiempos de tramitación y respuesta a las solicitudes. Esto se traduce en un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, informáticos y económicos, con una consecuente agilización del sistema de gestión administrativa. Adicionalmente, se producen ahorros de dinero derivados de un menor costo de captura y mantenimiento de la información.

  • Mayor confidencialidad de la información contenida en los documentos: se ofrece mayor control en cuanto a los niveles de accesos permitidos a los datos.

  • Mejora las condiciones de trabajo de los empleados: producto de procesos agiles y facilitados.

  • Perdurabilidad de los documentos: por su naturaleza digital y la seguridad que puede rodearlos, los documentos electrónicos se encuentran expuestos a una menor cantidad de factores que puedan dañarlos o destruirlos.

  • Preservación del medio ambiente: Cada vez con más énfasis los distintos gobiernos, y organizaciones no gubernamentales se abocan al estudio y desarrollo de medidas para lograr la preservación del medio ambiente. Este objetivo está planteado actualmente como una necesidad para mejorar la calidad de vida en nuestro planeta, en el caso del papel supone que su menor consumo conlleva a una menor demanda de recursos naturales primordiales, y a una fuerte disminución de la creciente contaminación por la sistemática agresión que presume su producción a nuestro hábitat natural. Actualmente en el mundo grandes empresas han optado por formatos digitales para sustituir su uso. Es por ello importante recalcar, que en términos generales para fabricar una tonelada de papel, se requiere no sólo la tala de 14 árboles, sino grandes consumos de agua y energía para su elaboración.

  • Soluciones de Firma Digital producen documentos legales, eliminando completamente la necesidad de imprimir documentos para firmar. La Firma Digital permite el reemplazo de procesos de aprobación lentos y caros a base de papel; con rápidos, económicos, y totalmente digitales.
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