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Recibos de Sueldos

ANTECEDENTES

ENCODE S.A. como Certificador Licenciado entre otras aplicaciones contempla el intercambio de documentación firmada digitalmente entre a) La empresa empleadora con Distintos organismos de control estatales (como por ejemplo Ministerios de Trabajo Provinciales) b) La empresa empleadora con Organizaciones Sindicales, c) entre los Consejos o Colegios Profesionales y sus Matriculados y d) entre el empleador y empleados. -Como consecuencia de ello en este último caso a partir de la aplicabilidad de su política licenciada puede emitir Certificados de firma Digital a empleadores y empleados para ser usados en la firma de cualquier tipo de documentos de carácter laboral que se intercambien entre los mismos como por ejemplo:

  • Recibos de Sueldos,
  • Notificaciones de Licencias,
  • Entrega de Ropa de Trabajo,
  • Comunicaciones y notas de distintas índoles, efectuados tanto por el empleador como por el empleado.

RESOLUCION DEL MINISTERIO DE TRABAJO Nº1455/2011

Publicada en el Boletín Oficial de la República Argentina con fecha 02 de Diciembre del 2011, reglamenta el régimen de autorización a empleadores para emitir recibo de pago u otras formas de remuneración al personal en relación de dependencia, a través de formas electrónicas o digitales, en remplazo de soporte en papel utilizado.

La mencionada resolución establece que el empleador puede prescindir del soporte papel previa autorización de la Secretaría de Trabajo, siempre que cumpla con unos requisitos mínimos.

En su Artículo Segundo Inciso c) menciona la resolución la presentación de protocolos y estándares tecnológicos utilizados para garantizar: La Seguridad, Autenticidad, Autoría, Integridad e Inalterabilidad de los recibos emitidos bajo estas modalidades.

La ley Nº 25506 establece en sus Artículos Séptimo, Octavo y Noveno, la presunción de Autoría, Integridad y Validez de la Firma Digital, por lo que la misma es la única que garantiza estas condiciones exigidas en la mencionada resolución.

PROCEDIMIENTOS PARA SU IMPLEMENTACION

El primer paso para la implementación del sistema de certificados de ENCODE para firma de documentación de laboral es la identificación de los Suscriptores de certificados por parte de las Autoridades de Registro de Encode.
Cada empleado será un Suscriptor de un Certificado de Empleado y los responsables de firmar en representación de la firma Empleadora serán Suscriptores de Certificado de Empleador. La documentación con la cual se verifica la identidad (Documento de Identidad) quedará archivada en la empresa bajo su estricta responsabilidad por cuenta y orden de ENCODE. Una vez identificada la persona por la Autoridad de Registro, esta autoriza la solicitud del certificado. ENCODE envía al empleado el Certificado necesario que lo habilita para firmar, al mail indicado por este para que lo instale en una PC, o en una notebook, o en una tarjeta SmartCard, o en un dispositivo eToken, o en un móvil(telefonía celular) o en una Tablet. Luego de instalado el Certificado sirve para firmar cualquier documento de los arriba mencionados y tiene una duración de un año. Si el Suscriptor renueva su Certificado antes de su vencimiento no debe identificarse nuevamente, el sistema si el empleado sigue estando activo automáticamente solicita dicha renovación 30 días antes de su vencimiento.

En resumen, las Autoridades de Registro de Encode identificarían a cada uno de los Suscriptores, condición esencial previa que exige la ley para otorgar un Certificado, una vez realizada la identificación, la misma autoriza la emisión del Certificado. La Autoridad Certificante de ENCODE emite un Certificado para cada Suscriptor, de tal manera que cuando el empleado tenga On Line el Recibo de Sueldo lo visualiza y lo firma digitalmente, quedando el mismo almacenado en archivos electrónicos de la empresa. Todos los documentos así firmados quedan organizados por número de CUIL.

Los Certificados de Empleador son aquellos que van estar a nombre de la Empleadora, el Suscriptor del mismo va a ser la persona que la Empleadora indique como responsable para firmar por su cuenta y orden diversa Documentación Laboral, ya sea para presentar a distintos organismos (Departamento de Trabajo por ejemplo), o para firmar por el empleador Recibos de Sueldos etc.

Los de Certificados de Empleado van a ser Certificados para cada uno de los empleados de la Empleadora en relación de dependencia, destinados para firmar únicamente documentación que se intercambie entre el Empleado y su Empleador (Recibo de sueldos, Notificaciones, etc.)

Por lo antes expuesto si un Gerente de Recursos Humanos firma documentación por cuenta de la empresa deberá tener un Certificado de Empleador, pero para firmar Recibos de Sueldos por sus haberes percibidos deberá ser Suscriptor también de un Certificado de Empleado.

Los equipos o dispositivos donde reside el Certificado, que garantizan que únicamente sea el empleado el que tenga contacto con su clave privada, por lo cual cualquier documento firmado digitalmente por el mismo asegura la integridad (inalterabilidad del documento) y su autoría (firmado únicamente por ese empleado poseedor exclusivo de su clave privada), y no repudio (no puede negar su autoría) son los siguientes:

  • 1) La PC o a la que tenga acceso dicho empleado.
  • 2) Su Notebook que tenga acceso únicamente dicho empleado.
  • 3) Un dispositivo eToken con el cual puede firmar desde cualquier P.C.
  • 4) Una tarjeta SmartCard que firma desde una PC que tenga lectora de esta tarjeta.
  • 5) Su teléfono Smartphone o Tablet.
SOLICITUD DE CERTIFICADO DE FIRMA DIGITAL

En las distintas Autoridades de Registro instalada por ENCODE en el domicilio de la Empleadora, cada empleado se identifica ante un Oficial de Registro de Encode con su DNI, los datos del mismo se validan contra los registros de empleados de la empresa. Si la identificación es correcta el Oficial de Registro aprueba la Emisión del Certificado.

Para ello el empleado conecta su dispositivo de almacenamiento de Certificados en la terminal desde la que está realizando la suscripción, cuando no cuenta con una estación de trabajo permanente, en caso de contar con ella, el equipo debe estar configurado con un nivel de seguridad alto. Confirmada la operación, se genera la Solicitud de Certificado Digital, el par de claves criptográficas y un archivo de requerimientos en formato PKCS#10 (Estándar de solicitud de certificados X.509).

La clave privada generada es almacenada en el dispositivo conectado o en un equipo de uso exclusivo y el archivo de requerimientos PKCS#10 es enviado al Servicio Web de la Autoridad Certificante de ENCODE, encargada de la Emisión de Certificados Digitales.

La Autoridad Certificante firma el requerimiento con su clave privada, obteniendo como resultado de esta operación un certificado digital en formato PKCS#7 (Estándar de comunicación de certificados de clave pública X.509).

El Certificado Digital es enviado al servicio web de ENCODE y es publicado en el Portal de Suscriptores para ser descargado por el empleado Suscriptor desde la ubicación que fue seleccionado.

El Suscriptor solicita la descarga del Certificado el cual es almacenado en el dispositivo criptográfico conectado o en un equipo que por medidas de seguridad debe ser de su uso exclusivo, para evitar que otra persona acceda a su clave.

Como resultado de este procedimiento el empleado tendrá almacenado en el dispositivo correspondiente o en la PC el Certificado Digital con su clave privada y pin de seguridad.

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ENVIAR RECIBO AL SERVIDOR

El Servidor de la Empleadora envía a la interface de comunicación un reporte detallado de cada recibo de sueldo.

La interface de comunicación genera con la información del reporte los recibos en formato PDF y los almacena en servidor de bases de datos de MSSQL u ORACLE con los atributos correspondientes de cada legajo.

Finalmente genera un registro con el resultado detallado de cada operación efectuada.

EMPLEADOR FIRMA RECIBOS

El poseedor del Certificado de Empleador (para empleadores) ingresa al Portal de la Organización con su Usuario y Contraseña, y accede a la Bandeja de Documentos.

Desde la Bandeja de Documentos selecciona los recibos que desea firmar por cuenta de la empresa. Hace clic en “Firmar”. Se abre la aplicación ENCODE. Firmar, selecciona el Certificado de Empleador desde su almacén de certificados y hace clic en “Firmar Todos”, firmando de esta manera con una sola acción todos los recibos.

Como resultado en la Bandeja de Documentos de la Organización (Empleadora) se encontrarán todos los recibos firmados por el Responsable del Área correspondiente, listos para ser direccionados al lugar de almacenamiento elegido por cada uno de los empleados, operación está de envío que se realiza automáticamente en el mismo momento en que el empleado firma su correspondiente recibo.

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EMPLEADO FIRMA RECIBO

El empleado ingresa al Portal de la Organización, ingresa con su Usuario y Contraseña.

Cada usuario contará con una Bandeja de Documentos (virtual) en la que estarán todos los archivos PDF correspondientes a su legajo, dividido por tipo de documento y período correspondiente. Desde la Bandeja de Documentos el usuario puede seleccionar el documento que desea firmar pudiéndolo filtrar por tipo de documento y fechas.-(Ej.: Recibos de Sueldos- Período 07/2012).

Cuando seleccione el documento para firmar, automáticamente se abre la aplicación ENCODE. Firmar desde la cual se obtiene el certificado para firmar y elige la opción “FIRMAR DOCUMENTO”. Una vez que el empleado rubricó su Recibo de Sueldo, de conformidad o con protesto el sistema envía automáticamente el recibo firmado por el Empleador al lugar elegido inicialmente (al suscribir el Certificado) por el Empleado pudiendo en tal caso enviarlo a su correo electrónico u otros (pendrive, cd, disco local, etc.). En cumplimiento a la exigencia establecida en Resolución 1455, en ese momento podrá imprimir su recibo de sueldos si lo desea.

Como resultado el usuario tendrá el recibo firmado por el empleador en su casilla de correo o en el medio de almacenamiento local elegido, y en la Bandeja de Documentos de la empresa (Empleadora) correspondiente al legajo del usuario se agregará automáticamente el recibo por el firmado digitalmente.

Este sistema funciona de la misma forma para cualquier documentación que se intercambie entre la empresa y el empleado y que deba estar firmada digitalmente.

Finalizado todo el proceso se obtienen los siguientes resultados:

  • a) No se habrá emitido papel alguno.
  • b) Reducción de tiempo en todos los procedimientos, eliminación volumen de archivos físicos y una segura logística en el intercambio de la documentación.
  • c) Mayor celeridad y seguridad ya que la operación se realizó totalmente a través de medios electrónicos seguros.
  • d) Los archivos digitales de los documentos pueden ser presentados como medio de prueba simplemente en un soporte electrónico.
  • e) La máxima seguridad en los documentos firmados digitalmente ya que se garantiza por ley la autoría, integridad y no repudio de los mismos (Ley Nº25506).

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